Часто в процессе работы наши эксперты сталкиваются с тем, что клиенты и их сотрудники перегружены. Люди не успевают выполнить все запланированные дела, даже если работают по 14 часов. По их субъективным ощущениям они проводят на работе очень много времени. Тем не менее практически никто не способен точно определить, какое количество времени необходимо для того, чтобы выполнить определенную работу. В результате нет четкой привязки потраченного времени к тому, какие результаты будут достигнуты.
При работе с командой клиента мы почти всегда начинаем с разработки системы управления временем и планирования.

Ицхак Адизес, эксперт в области бизнеса и финансов, рекомендует начать внедрение тайм-менеджмента с оцифровки рабочего времени. В течение недели или даже месяца необходимо вести хронометраж каждой задачи, фиксируя начало и конец каждого этапа работы, а также вычитая время, когда приходилось отвлекаться на другие дела.

К примеру, в 10 утра понедельника менеджер получает почту и начинает разбирать сообщения. Он завершил эту работу в 11:00. При этом он принял три телефонных звонка и отвлёкся на вопрос коллеги. Убираем время, потраченное на эти отвлекающие факторы. Результат: разбор почты в понедельник идёт 45 минут.

Хронометраж необходим для учета каждой минуты, включая случайные промежутки времени. Не забывайте о том, что важны даже непредвиденные 15 минут. Можно использовать часы, блокнот или специальные программы для отслеживания времени. Каждый выбирает для себя наиболее удобный способ управления временем.

Рабочее время, его распределение и эффективность – вот что мы можем выявить, приступив к этому действию. Анализ позволит понять, какие из действий можно уменьшить или исключить. Например, мы отметили, что мы слишком часто заходим в соцсети. Хотя это может быть способом отдыха, стоит внести это в график и ограничить время, которое мы потратим. К примеру, 5 минут раз в два часа. В остальное время – без соцсетей. Ведь иногда мы даже не замечаем, как проходит час за пролистыванием ленты. Это приводит к утомлению, а видимых результатов нет.

Иногда стоит делегировать часть своих обязанностей. Например, можно поручить ассистенту проверять почту, а самому отвечать лишь на крайне важные сообщения. Бывает, что человек продолжает выполнять повседневные задачи, но на самом деле они не имеют никакого значения, даже если от них отказаться. Такие вещи можно спокойно исключить из своего расписания.

Планирование задач возможно после того, как определены временные рамки. Мы предлагаем клиентам внедрять электронные календари. Они могут быть персональными или корпоративными, что делает их удобным инструментом для организации рабочего времени.

Стоит выделить три главные области своей жизни. Не фокусируйтесь лишь на трудовой деятельности, так как без других важных аспектов эффективность в работе тоже будет страдать. У каждого свои приоритеты: кто-то ценит время с семьей, а кто-то предпочитает спорт или заботу о здоровье. Для кого-то главное – учеба, а для кого-то – уход за собой. Не забывайте отражать все это в своем расписании.

При открытии своего дела предприниматели погружаются в ритм 24/7, оставаясь в процессах даже тогда, когда коллектива уже может работать автономно. Для избавления от этой вредной привычки необходимо освоить искусство планирования отдыха. Например, с одним из клиентов мы решили делать неделю отпуска раз в квартал, чтобы новый рабочий период начинался именно с отдыха. Не стоит забывать также об отдыхе вечером и о перерывах на обед. Заполняя же всё своё рабочее время задачами и встречами, можно лишиться возможности сделать даже короткий перерыв.

Пришло время разобраться с распределением задач. У каждого из нас ежедневно возникают различные дела, которые нужно выполнять в определенный срок, и также есть задачи, которые можно выполнить в любое удобное время. К примеру, назначенные встречи или совещания нельзя просто так перенести на другое время. Именно такие задачи следует вносить в свой план первым делом.

Другие задачи, например ответы на сообщения в мессенджерах, составление отчетов, оформление документации и тому подобное, не привязаны к конкретному времени, хотя тоже требуют внимания. Важно учитывать как срочность, так и важность каждой задачи. Например, встреча с клиентом будет считаться срочной и важной, в то время как разбор электронной почты – важной, но несрочной. Путем определения приоритетов для каждой задачи можно эффективно распределить время и ресурсы для их выполнения.

После завершения срочной работы, в более свободное время, мы переходим задаче меньшей срочности. И прерываемся только тогда, когда снова наступает время срочных дел.
Сложные задачи, требующие много времени, называются бюджетируемыми. Составление документации или отчетов может занимать несколько дней. Но в процессе мы постоянно сталкиваемся с новыми непредвиденными делами. Поэтому есть рекомендация не заполнять календарь полностью, а оставить 20% времени для неожиданных задач.

Иногда бывает, что сотрудник оказывается загружен задачами «до отказа», и если начальник внезапно потребует переделать отчет, то придется тратить на эту работу свое свободное время. Часто люди допускают ошибку, прерывая свою текущую деятельность ради внезапной задачи. Необходимо определить приоритет и действовать соответственно. Важно уточнить, насколько срочно требуются изменения. Например, если сейчас вы занимаетесь подготовкой презентации для завтрашнего совещания, а отчет нужно сдать только послезавтра, то лучше продолжить работу над презентацией.

Если же предоставляется возможность принять участие в мероприятии, где будет много перспективных деловых контактов, такой шанс упускать не стоит. Это может открыть новые возможности и перспективы для развития вашего бизнеса. Следует оценить ситуацию, учитывая потенциальные выгоды, которые могут возникнуть в будущем.

Каждая компания придумывает и использует свои идеи. В одной компании было заведено правило отключать все оповещения чатов и проверять их только раз в два часа. В другой фирме работникам поручили проверять электронную почту только дважды в день. Эти изменения принесли огромные плоды: люди стали более фокусированными, не отвлекались на пустяки, а на важную информацию все равно реагировали вовремя. Клиенты, внедрившие такие стратегии, затем признавали их едва ли не лучшими решениями в управлении временем.

Также следует обратить внимание на то, какие аспекты повседневной деятельности требуют слишком много времени и рассмотреть возможность их оптимизации или исключения. Например, серфинг в интернете может быть способом отдыха, но не должен растягиваться на часы. Или неэффективные координации: был случай, когда коммерческий директор тратил целых 40 часов на координации! Это занимало все его рабочее время! Если человек все время проводит на совещаниях, то когда же ему делать свою основную работу? Приходится перерабатывать.

Сотрудники при этом чувствуют усталость и выгорание так же, как и руководитель. Из-за этого результаты работы не соответствуют потраченному времени. Директор по развитию и весь коллектив смогли сократить координации до 11 часов в неделю, отчего эффективность использования времени заметно возросла.

Отличной идеей может быть заполнение времени в дороге делами, которые не требуют срочности. Просмотр чатов, прослушивание голосовых сообщений, чтение книг – все это можно делать в пути. А еще необходимо выделять в расписании «окна хаоса» – свободные промежутки на случай нештатных ситуаций.

Когда вы планируете встречу вне офиса, важно учесть время на дорогу и оставить дополнительный запас. Например, если вы решили посетить ресторан на два часа для обеда с партнером, необходимо учесть время на дорогу туда и обратно, а также возможные пробки. Помните о том, что вас не будет в офисе не два часа, а целых три или даже четыре.

Не стоит ограничиваться одним лишь хронометражем, нужно проводить регулярный тайм-трекинг. Например, если мы запланировали час на задачу, а на самом деле потратили полтора часа, или выделили три часа на составление отчета, но справились за полтора, то это помогает нам лучше оценивать и распределять свое рабочее время.

Чтобы успешно управлять временем, также важно учитывать роль, которую мы играем в процессе выполнения задач. В бизнесе часто возникают ситуации, когда собственник компании выполняет обязанности генерального директора, а руководитель отдела маркетинга также занимается пиаром.

Определение ролей для каждой задачи – отличный способ оценить их влияние на общее время. Не стоит забывать, что время – наш самый ценный ресурс. Важно понимать, какие функции занимают большую часть времени и какие можно делегировать. Разделение обязанностей между собой и другими сотрудниками – это один из ключей к успеху. Стратегическое планирование зависит от правильного распределения ролей и обязанностей. Изучив результаты, можно сделать выводы и принять необходимые решения. Например, нанять помощника или нового сотрудника, делегировать часть обязанностей – все эти стратегии улучшают эффективность работы.

Организация рабочего времени играет ключевую роль в устранении переработок. Внедрение корпоративного календаря повышает эффективность компании в целом, поскольку становится видно, когда у сотрудников есть свободное время. Установление приемного времени для руководителей и введение правила, что в другое время их беспокоить нельзя, снижает количество отвлекающих факторов, улучшает концентрацию и ускоряет выполнение задач.

Последовательно внедряйте эти инструменты – и вы увидите, как ваш график станет более структурированным, а продуктивность возрастет, несмотря на то, что времени на работу вы будете тратить даже меньше.