Сентябрь, 2023
Время прочтения: 4 мин

Неправильное представление отчетности - вред бизнесу!

В некоторых компаниях с виду все отлично. Дело растет и развивается, продажи, маркетинг, PR и другие отделы стабильно работают и выдают хорошие показатели. И даже в финансовом отделе работа кипит и отчетность сдается.

Чего еще желать? Оказывается, если копнуть поглубже, то и в этой идиллической картине можно отыскать недостатки. Например, финансовая отчетность, которая вроде есть, но разобраться в ней невозможно.
Компания «Фрегат» реализует крупные объемы морепродуктов. Их клиентами являются различные торговые сети, отели, рестораны и кейтеринговые компании. Штат компании насчитывает более 80 сотрудников, а оборот превышает 2 млрд рублей в год и продолжает расти.

Организация бизнеса поставлена великолепно. Все процессы отлажены, сформирована финансовая служба, которой управляет свой финансовый директор. Однако при обращении к нам двое владельцев «Фрегата» рассказали об ощущении, что дела в бизнесе идут сами по себе и они управляют им не в полной мере.

Собственники говорили, что несмотря на четкие цифры, многое остается для них непонятным. Им казалось, что деньги не находятся под контролем и движутся сами по себе, оставаясь в стороне от самого бизнеса. Предоставляемые отчеты не показывали, как развивается компания, в каких областях динамика положительная, а в каких отрицательная. К тому же многие важные показатели были известны только финдиректору, и чтобы быть в курсе дела, приходилось постоянно обращаться к нему с вопросами.

Чтобы выяснить, в чем дело, мы предложили провести финансовый аудит. И сразу поняли, что наращивать нужно скорость и наглядность.

Сразу предупредим, что история реальная, но название компании изменено.

Проблемы в финансовой отчетности

В процессе аудита мы проверили множество отчетов, но ошибок в них не обнаружили. Все данные в них были указаны верно, расчеты тоже проведены корректно. Но мы обнаружили две проблемы. И все же было два момента, которые и создавали впечатление, что бизнес идет бесконтрольно.

О них и расскажем↓
1. Запоздалая сдача отчетов. Финансовый директор предоставлял отчеты за истекший месяц в конце следующего месяца. Отчеты за июль попадали к владельцам бизнеса только в конце августа, а за август — в конце сентября. Чтобы сравнить, поясним, что наши финдиректора ежемесячно сдают отчеты не позднее 5-го числа.

Поэтому собственники не могут оперативно отреагировать на изменения. Например, один из филиалов переходил на новую CRM. Чтобы внедрить ее, нужен месяц. А оценить результат владельцы могут еще через месяц. То есть решение принято, скажем, в апреле, а как это сказалось на бизнесе, собственники смогут понять не раньше конца июня. Привела ли новая CRM к росту или к падению показателей компании? От ответа на этот вопрос будут зависеть дальнейшие шаги руководства. И чем скорее они будут предприняты, тем эффективнее работа бизнеса.
Для наиболее эффективной работы бизнеса финансовые отчеты должны сдаваться как можно скорее! К примеру, операционный отчет отдела продаж. Другие — раз в неделю: отчет о складских остатках или о выполнении плана закупок. А основные отчеты, необходимые для управления бизнесом, — ДДС, ОПиУ и баланс — финансовый директор предоставляет раз в месяц. И желательно не позднее 10-го числа.
2. Непонятные отчеты. Отчеты компании строились на данных, извлеченных из 1С.
То есть все критерии финансового учета соблюдены, цифры посчитаны верно. Но при этом ничего непонятно. Собственнику будет сложно самостоятельно провести анализ такой отчетности, и не факт, что на ее основе он сможет сделать четкие выводы.

К тому же работать с таким отчетом крайне неудобно. Чтобы сопоставить статьи расходов по подразделениям, его нужно листать вверх и вниз, запоминать и сравнивать значения, указанные в разных местах.

Изучив это, мы пришли к выводу, что проблемы компании связаны с непродуманной презентацией отчетов. Итак, мы разобрались, почему владельцы «Фрегата» не чувствовали, что они в полной мере контролируют свой бизнес. Далее мы решили выяснить, а почему эти две проблемы вообще появились.
Когда мы нашли причины возникших трудностей, сразу появились и решения. После этого в течение двух месяцев мы полностью переформатировали финансовые отчеты клиента.

Тот же самый ОПиУ стал выглядеть совсем иначе↓
Помимо отчетов, теперь для компании составляется презентация с понятными графиками и схемами. Презентации выносятся на обсуждение раз в месяц на двухчасовой встрече. Это время посвящено анализу всех важных показателей и динамики по филиалам и бизнесу в целом.

Удобные отчеты в нужное время!

Мы начали работу с финансового аудита. Хорошо, что все отчеты были составлены корректно: финансовая служба во главе с финдиректором работали прекрасно! У собственников не получалось создать цельную картину именно потому, что правильные цифры неправильно преподносились. Им приходилось собирать данные по фрагментам, да еще и с опозданием.

У нас ушло 2 месяца на то, чтобы переформатировать отчеты, сделать их максимально прозрачными. Одновременно мы перестраивали систему так, чтобы отчетность сдавалась вовремя. И хотя идеала сразу добиться не удалось, сдача отчетности сдвинулась на 12–13-е число месяца.

В результате собственники стали быстрее видеть цифры и лучше в них разбираться, им стало понятнее, что происходит в бизнесе. А следовательно, выросла скорость принятия важных управленческих решений.
Финансовая отчетность может помочь бизнесу работать эффективнее!
Главное — правильно ее организовать.

В наших силах сделать так, чтобы финансовая отчетность из обычной рутины стала полезным помощником в управлении вашим бизнесом.

Также мы поможем с другими финансовыми задачами:
  • организовать финансовую службу в компании;
  • оцифровать работу отделов;
  • выстроить систему мотивации;
  • провести аудит финансовых отделов;
  • разработать специфические отчеты;
  • выстроить политику распределения прибыли или инвестиционную.
Самое время заказать звонок и обсудить вашу задачу
P. S. Это ни к чему не обязывает. Просто поговорим и поймем, чем можем быть полезны
Введите свои данные
© PROFIT Consulting, 2023
Подписывайтесь на нас в социальных сетях