Автор: Анна Золкина, эксперт по управлению «Профит»
Редактор: Денис Конюхов
Редактор: Денис Конюхов
Май 2025
Как описать бизнес-процессы в компании: 8 шагов для собственника
Описание бизнес-процессов нужно, чтобы достигать целей компании через понятные и четко прописанные шаги. Когда бизнес-процессы под контролем, собственнику проще управлять сотрудниками и легче заходить в автоматизацию и масштабирование.
Анна Золкина, эксперт по управлению Профита, рассказывает, какие бизнес-процессы нужно описывать, как провести эту работу с нуля, а также каких ошибок стоит избегать.
Содержание статьи
1. Бизнес-процессы: что это, зачем их описывать
2. Какие бизнес-процессы нужно описывать: 4 совета
3. Как описать бизнес-процесс: 8 шагов
4. 3 формата описания бизнес-процессов
5. Методы описания бизнес-процессов
6. 7 ошибок, которые совершают при описании бизнес-процессов
7. Как описать бизнес-процесс: частые вопросы
8. Как описать бизнес-процесс: коротко
9. Поможем планировать стратегически
Анна Золкина, эксперт по управлению Профита, рассказывает, какие бизнес-процессы нужно описывать, как провести эту работу с нуля, а также каких ошибок стоит избегать.
Содержание статьи
1. Бизнес-процессы: что это, зачем их описывать
2. Какие бизнес-процессы нужно описывать: 4 совета
3. Как описать бизнес-процесс: 8 шагов
4. 3 формата описания бизнес-процессов
5. Методы описания бизнес-процессов
6. 7 ошибок, которые совершают при описании бизнес-процессов
7. Как описать бизнес-процесс: частые вопросы
8. Как описать бизнес-процесс: коротко
9. Поможем планировать стратегически
Бизнес-процессы: что это, зачем их описывать
Бизнес-процессы — повторяющиеся действия, которые выполняют по заданным алгоритмам для достижения целей компании. Бизнес-процессы легко спутать с отдельными проектами и задачами.
Вот как их различать ↓
Вот как их различать ↓
Компании описывают бизнес-процессы для самых разных задач ↓
- Снизить микроменеджмент. Когда процессы четко описаны и сотрудники знают, как делать свою работу, руководитель переключается с операционки на стратегические задачи. Например, это помогает не раздавать повторяющиеся задачи на ежедневных летучках, а контролировать лишь конечный результат.
- Оптимизировать процессы. Просчитать риски, проблемы и сбои, придумать как с ними работать и заложить новое решение в бизнес-процесс — так, чтобы работать стабильно и без потери в качестве.
- Распределить задачи. Поделить зоны ответственности между сотрудниками и разобраться, кто отвечает за тот или другой результат. Например, убрать задвоение ответственности, узнать, где не хватает сотрудников и понять, какие задачи можно выполнять меньшими ресурсами.
- Внедрить автоматизацию. Разобраться как все работает, чтобы автоматизировать понятные и управляемые процессы.
- Масштабироваться. Внедрить бизнес-процессы в новых филиалах, точках продаж, а также обучать новых сотрудников — чтобы масштабировать порядок, а не хаос в работе.
Научиться управлять результатом сотрудников можно через внедрение ЦКП — ценного конечного продукта. Готовый сценарий по согласованию ЦКП с каждым сотрудником можно скачать здесь ↓
Какие бизнес-процессы нужно описывать: 4 совета
Разобраться, какие бизнес-процессы нужно описывать, помогут 4 совета ↓
Совет 1. Описывать главный бизнес-процесс
Мы в Профите делим бизнес-процессы на два вида — главный и вспомогательные ↓
Главный — отвечает за привлечение лидов, продажу и выполнение обязательств перед клиентами. Главный процесс влияет на генерирование выручки и прибыли, поэтому его описывают в первую очередь.
Вспомогательные — косвенно поддерживают главный бизнес-процесс, но не помогают зарабатывать напрямую, поскольку не связаны с клиентами и продажами. Вспомогательные процессы описывают в последнюю очередь или не описывают совсем. Обычно к ним относят найм сотрудников, содержание офиса и бухучет.
Главный — отвечает за привлечение лидов, продажу и выполнение обязательств перед клиентами. Главный процесс влияет на генерирование выручки и прибыли, поэтому его описывают в первую очередь.
Вспомогательные — косвенно поддерживают главный бизнес-процесс, но не помогают зарабатывать напрямую, поскольку не связаны с клиентами и продажами. Вспомогательные процессы описывают в последнюю очередь или не описывают совсем. Обычно к ним относят найм сотрудников, содержание офиса и бухучет.
«Главный и вспомогательные бизнес-процессы могут меняться в зависимости от специфики бизнеса. Например, в сфере продаж закупки будут частью главного бизнес-процесса, а в услугах — уже частью вспомогательных»
Анна Золкина, эксперт Профита
Анна Золкина, эксперт Профита
Совет 2. Описывать реальные бизнес-процессы
Бизнес-процесс — это описание того, как компания работает сейчас. Если придумывать и описывать будущие процессы, бизнес рискует потратить время на несуществующие задачи и улучшения, которые не принесут пользы.
Совет 3. Описывать проблемные бизнес-процессы
Если процессы создают проблемы, путают сотрудников или приносят много рисков, их также стоит описывать. Это поможет навести порядок — разобраться кто за что отвечает, решить как улучшить работу и снизить влияние рисков на компанию.
Совет 4. Описывать процессы с конечным результатом каждого этапа
Процесс стоит описывать так, чтобы все отделы и сотрудники понимали, какой результат получат на каждом этапе бизнес-процесса, а также какими показателями можно измерить каждый этап процесса. Вот как различать такие результаты ↓
Как описать бизнес-процесс: 8 шагов
Описать бизнес-процесс компании можно за 8 шагов ↓
Шаг 1. Определить важность процесса
Удостовериться, что бизнес-процесс напрямую влияет на клиента и работу бизнеса. Это поможет:
- описать процесс, который поможет быстро получить результат или решить боль бизнеса;
- оценить, можно ли изменить процесс — например, можно ли переставить ответственных, нанять новые кадры, создать регламент или автоматизировать процесс после его описания;
- отложить процессы, которые можно описать в последнюю очередь — те, которые влияют на работу компании лишь косвенно.
Шаг 2. Собрать рабочую группу
Это поможет разобраться как все устроено сейчас, обсудить как сделать лучше и принять изменения всей командой. Для группы достаточно позвать:
- сотрудников — всех, кто участвует в процессе и может подсказать как сделать лучше;
- руководителей подразделений;
- собственника бизнеса — возглавить задачу;
- консультанта — координировать описание бизнес-процесса.
Шаг 3. Описать бизнес-процесс
Для этого зафиксировать:
- кто и что делает по шагам;
- кто отвечает за каждый этап бизнес-процесса;
- какой результат нужно получить на каждом этапе;
- какими метриками можно оценить достижение результата.
Шаг 4. Найти сбои и предложить их решение.
Для этого нужно:
- изучить, на каком этапе бизнес-процесса чаще всего возникают ошибки и узкие места;
- определить, как решить каждую проблему и снизить ее влияние на бизнес-процесс — например, внедрить чек-лист, добавить новый этап, назначить ответственного и так далее.
Шаг 5. Изучить бенчмарки
Найти примеры среди конкурентов или других компаний, которые работали с похожей проблемой, и изучить их лучшие практики.
Шаг 6. Провести встречу с командой
Рассказать команде, что изменилось, почему это важно, каких результатов поможет достичь новый бизнес-процесс и узнать, принимает ли команда изменения. Если не принимают — разобраться в деталях и доработать процесс, чтобы улучшить его внедрение и снизить сопротивление команды.
Шаг 7. Протестировать изменения
Запустить обновленную версию бизнес-процесса, проверить его в работе и исправить ошибки — чтобы получить отзыв с полей и не тратить время на описание идеального бизнес-процесса.
Шаг 8. Анализировать работу и корректировать результат
Для этого:
- отслеживать эффективность обновленного бизнес-процесса;
- проверять достижение поставленных целей;
- замерять получение результата — ЦКП;
- улучшать процесс, если это необходимо.
3 формата описания бизнес-процессов
Бизнес-процессы описывают с помощью трех форматов — через схему, таблицу или текст ↓
Схема
Схема — самый простой способ описания бизнес-процессов, который помогает зафиксировать процесс через блоки задач, стрелки и графики. С помощью схемы фиксируют:
- этапы процесса;
- ответственных, их вид деятельности;
- последовательность действий.
↑ Бизнес-процессы в виде схем можно рисовать самыми разными способами — от набросков на листе бумаги и графического редактора до специальных программ вроде Miro. Можно даже сделать схему в Excel — как в примере выше
Таблица
Таблицу используют в двух случаях — когда нужно описать простой бизнес-процесс из нескольких шагов, либо бизнес-процесс в небольшой компании со штатом в пару человек. Вот как выглядит описание бизнес-процесса через таблицу ↓
Текст
Текстовый формат — дополнительный способ описания бизнес-процесса, который помогает детализировать:
- регламент бизнес-процесса;
- краткое описание этапов, их цели;
- результат — ценный конечный продукт, который хочет получить бизнес.
«Выбирать подходящий формат описания бизнес-процесса стоит оттолкнувшись от удобства для бизнеса. Главная задача здесь — выбрать рабочий инструмент, изменения в который можно вносить легко и без заморочек»
Анна Золкина, эксперт Профита
Анна Золкина, эксперт Профита
Методы описания бизнес-процессов
Среди методов описания бизнес-процессов выделяют структурный метод, а также методы SADT, DFD, WFD, ARIS, STD и ERM — последние в основном используют IT-компании и бизнес-аналитики. Мы же разберем системный метод, который внедряем для клиентов Профит Консалтинга.
Системный метод. Помогает описывать, как устроена работа в компании — от первого касания с клиентом до покупки продукта или услуги. В основе метода — определение главной цели бизнеса и ценного конечного продукта. Только определив эти два момента, компания может переходить дальше — разбивать бизнес-процессы на отдельные этапы и фиксировать:
Системный метод. Помогает описывать, как устроена работа в компании — от первого касания с клиентом до покупки продукта или услуги. В основе метода — определение главной цели бизнеса и ценного конечного продукта. Только определив эти два момента, компания может переходить дальше — разбивать бизнес-процессы на отдельные этапы и фиксировать:
- шаги — задачи на конкретном этапе;
- ответственного за шаг — конкретного сотрудника, его должность;
- результат каждого этапа — например, готовая деталь, продажа товара или услуги.
- инструменты, которые помогут выполнить каждый этап.
7 ошибок, которые совершают при описании бизнес-процессов
При описании бизнес-процессов чаще всего совершают эти семь ошибок ↓
Ошибка 1. Описывать бизнес-процесс по вертикали
Ошибку совершают, когда собственник бизнеса решает описать бизнес-процессы сверху — так, как он все видит сам. В этом случае бизнес рискует придумать бизнес-процесс, а не узнать, как на самом деле все устроено — и не отразить реальную работу.
Чтобы избежать ошибки, нужно вовлекать в описание бизнес-процессов сотрудников, которые выполняют работу на местах — спрашивать их мнение и уточнять, как все работает.
Чтобы избежать ошибки, нужно вовлекать в описание бизнес-процессов сотрудников, которые выполняют работу на местах — спрашивать их мнение и уточнять, как все работает.
Ошибка 2. Внедрять сырые процессы
Другими словами, быстро разработать бизнес-процесс — без тестирования, планирования рисков и доработок. Из-за чего в итоге бизнес получает кучу проблем и ошибок.
Избежать ошибки легко — нужно протестировать, как все работает на небольшом участке, собрать обратную связь и только потом внедрить новый бизнес-процесс.
Избежать ошибки легко — нужно протестировать, как все работает на небольшом участке, собрать обратную связь и только потом внедрить новый бизнес-процесс.
Ошибка 3. Не обучать сотрудников
Когда компания не объясняет сотрудникам, что изменилось после внедрения нового бизнес-процесса и как теперь придется работать, люди начинают саботировать изменения, работать по старому или спустя рукава.
Чтобы не делать такую ошибку, стоит:
Чтобы не делать такую ошибку, стоит:
- провести собрание сотрудников, на котором презентовать новый бизнес-процесс и убедиться, что каждый работник понял и принял новую роль;
- обучить сотрудников новым задачам в описанном бизнес-процессе.
Ошибка 4. Не контролировать результат после внедрения бизнес-процесса
Другими словами, запустить новый бизнес-процесс и забыть о нем — не замерять, что произошло на следующем этапе и как можно сделать лучше.
Чтобы избежать ошибки, стоит назначить ответственных, следить за работой процесса и его результатами.
Чтобы избежать ошибки, стоит назначить ответственных, следить за работой процесса и его результатами.
Ошибка 5. Застрять на этапе описания бизнес-процессов
Ошибку совершают, когда компания начинает описывать идеальный бизнес-процесс. В итоге внедрение процесса зависает на этапе проекта, который откладывают в долгий ящик.
Чтобы не застревать на этапе проектирования, стоит выпустить первую версию бизнес-процесса, замерить результат и доработать процесс.
Чтобы не застревать на этапе проектирования, стоит выпустить первую версию бизнес-процесса, замерить результат и доработать процесс.
Ошибка 6. Описывать все подряд
Вместо главного бизнес-процесса компания начинает описывать все, что плохо лежит — от стратегии до алгоритма включения чайника.
Избежать ошибки можно, выделяя ключевые бизнес-процессы — чтобы начать работу с того, что действительно влияет на результат работы компании.
Избежать ошибки можно, выделяя ключевые бизнес-процессы — чтобы начать работу с того, что действительно влияет на результат работы компании.
Ошибка 7. Описывать бизнес-процессы стартапа
Когда молодая компания описывает процессы, которых не существует, то рискует потратить время на бесполезную работу. Все потому, что описывать нужно устоявшиеся бизнес-процессы — те, которые есть сейчас и уже работают.
Как описать бизнес-процесс: частые вопросы
Отвечает Анна Золкина,
эксперт по управлению Профита
эксперт по управлению Профита
- Кто занимается описанием бизнес-процессов в компании?Бизнес-процессы в компании могут описывать:
- бизнес-аналитик — специалист, который изучает работу компании и ищет способы оптимизации процессов;
- сотрудники отдела качества — специалисты, которые документируют и следят за самыми разными процессами бизнеса и их соблюдением;
- операционный блок — руководители и сотрудники, которые отвечают за основную работу компании;
- внешние консультанты — например, эксперты Профита, которые оценивают процессы со стороны, помогают их описать, внедрить и получить предсказуемый результат.
- Как внедрить готовые бизнес-процессы в работу?Внедрить готовые бизнес-процессы можно в три этапа:
- Этап 1. Провести командную встречу. На ней показать, как устроен новый бизнес-процесс, объяснить, почему нужны изменения, ответить на вопросы и получить одобрение сотрудников.
- Этап 2. Добиться исполнения. Убедиться, что каждый сотрудник знает свою зону ответственности, следить, чтобы процесс работал, и первое время контролировать дисциплину и соблюдение этапов.
- Этап 3. Регулярно улучшать. Смотреть, что можно изменить, как построить бизнес-процесс под новые задачи и изменения в компании.
- Можно ли автоматизировать описание бизнес-процессов?Нет, каждый бизнес уникален, поэтому автоматизировать описание бизнес-процессов не выйдет. Дело в том, что разобраться, описать и внедрить бизнес-процессы можно только с участием конкретных людей, которые погружены в работу компании.
Как описать бизнес-процесс: коротко
- Бизнес-процесс — повторяющиеся действия, которые выполняют по заданным алгоритмам для достижения целей.
- Разобраться, какие бизнес-процессы нужно описывать, а какие нет, помогут четыре совета: описывать главный бизнес-процесс, бизнес-процессы, которые уже работают, проблемные бизнес-процессы.
- Описать бизнес-процесс можно за 8 шагов. Для этого определить важность процесса, собрать рабочую группу, описать бизнес-процесс, найти сбои и предложить их решение, изучить бенчмарки, провести встречу с командой, протестировать изменения, а также анализировать и корректировать результат.
- Описывать бизнес-процессы можно с помощью схем, таблиц и текста.
Поможем планировать стратегически
Введите свои данные
Эксперты Профита умеют наводить порядок в бизнес-процессах компаний в самых разных сферах. Найдут проблемные этапы и предложат, как оптимизировать бизнес-процессы, чтобы достичь целей бизнеса.
А еще помогут внедрить управление на базе цифр, возьмут на себя координацию сложных проектов во главе с вашими руководителями, построят прозрачную оргструктуру бизнеса и научат управлять командой на стратегическом уровне.
Свяжитесь с нами через форму — мы вернемся, чтобы обсудить задачу и предложим персональное решение для вашего бизнеса
А еще помогут внедрить управление на базе цифр, возьмут на себя координацию сложных проектов во главе с вашими руководителями, построят прозрачную оргструктуру бизнеса и научат управлять командой на стратегическом уровне.
Свяжитесь с нами через форму — мы вернемся, чтобы обсудить задачу и предложим персональное решение для вашего бизнеса
Наш блог
Навигация
контакты
© ПРОФИТ, 2025
