Автор: Мария Емельянова, эксперт по управлению Профита
Редактор: Елена Фефелова
Редактор: Елена Фефелова
Июнь 2025
Планерки идут, а изменений нет: как построить систему координаций, которая действительно работает
Планировали быстренько обсудить вопрос за полчаса, а сидите уже четвертый час. Собрались, поболтали, показали всех домашних питомцев, пожаловались на ремонт у соседа и разошлись, а работа стоит. Назначили созвон, к концу которого решили только то, что нужен еще один созвон.
Если узнали в какой-то из ситуаций свою компанию, система координации в организации хромает. В статье рассказываем, как превратить планерки из убийц времени в эффективный инструмент бизнеса. Опытом в построении систем координации делится эксперт Профита.
Содержание
1. Что такое координация работы и для чего она нужна
2. Ключевые элементы системы координаций
3. Виды координаций деятельности в организации
4. Как построить систему координаций в компании
5. Принципы эффективной координации
6. Инструменты для координации работы команд
7. Система координаций в организации: частые вопросы
8. Система координаций в организации: кратко
9. Поможем выстроить систему координаций в вашей компании
Если узнали в какой-то из ситуаций свою компанию, система координации в организации хромает. В статье рассказываем, как превратить планерки из убийц времени в эффективный инструмент бизнеса. Опытом в построении систем координации делится эксперт Профита.
Содержание
1. Что такое координация работы и для чего она нужна
2. Ключевые элементы системы координаций
3. Виды координаций деятельности в организации
4. Как построить систему координаций в компании
5. Принципы эффективной координации
6. Инструменты для координации работы команд
7. Система координаций в организации: частые вопросы
8. Система координаций в организации: кратко
9. Поможем выстроить систему координаций в вашей компании
Что такое координация работы и для чего она нужна
Координация — это согласование действий членов команды или подразделений компании. Если в компании проходят планерки, собрания, совещания, рабочие группы, значит, система координаций есть. Вопрос только в том, насколько эффективно она работает.
При грамотно построенной координации отделы компании взаимодействуют без проблем, команда всегда знает, кто и за что отвечает, а на глобальном уровне бизнес работает эффективно и развивается. В обратном случае сотрудники зевают на планерке, не понимают, зачем тратить час рабочего времени на болтовню, и выходят с собрания с ощущением «понял, что ничего не понял».
При грамотно построенной координации отделы компании взаимодействуют без проблем, команда всегда знает, кто и за что отвечает, а на глобальном уровне бизнес работает эффективно и развивается. В обратном случае сотрудники зевают на планерке, не понимают, зачем тратить час рабочего времени на болтовню, и выходят с собрания с ощущением «понял, что ничего не понял».
Пример
Вот чем компании поможет система координаций:
- Поставить единые цели и задачи внутри командыКаждому сотруднику важно понимать, куда движется бизнес и какая у него роль в этом процессе. Как это выглядит ↓
Руководитель на совещании говорит, что компания планирует за три месяца повысить прибыль на 20%. Это глобальная цель, о которой теперь все знают.
Отделы получают детализацию: отделу маркетинга — привести на 20% больше лидов, менеджерам по продажам — подготовить на 20% коммерческих предложений и так далее.
Цель и задачи записывают в протоколе, к которому вернутся через три месяца, чтобы проверить, всё ли получилось. - Улучшить коммуникациюКогда в компании отделы не общаются между собой, случаются казусы. Пример ↓
Директор лично встречается с каждым из руководителей направлений, но не собирает их на общую планерку. Маркетологу он ставит задачу поднять продажи на 15%. Начальнику производства об этом не сказали: когда приходят лиды, производство не успевает отработать заказы.
В итоге стресс в команде нарастает, а задача повысить продажи провалена. Если бы то же самое обсудили на общей встрече, начальник производства бы сразу предупредил, что его отдел к такому не готов. - Снизить количество конфликтовЛучший способ управлять конфликтами — это его не допустить. Пример ↓
Руководитель недоволен, что в компании мало лидов. Никто не хочет быть виноватым: маркетолог упрекает руководителя отдела продаж, что его сотрудники не до конца отрабатывают сделки, а тот говорит, что маркетинговая воронка неправильная и плохо работает. Атмосфера раскалена до предела, отношения двух отделов испорчены.
В другой компании аналогичная проблема, но на общем совещании отдела маркетинга контент-менеджер говорит, что перестала работать форма обратной связи на сайте. Проблему быстро устраняют, и число лидов снова растет. - Оптимизировать ресурсыПредставьте: команда разрабатывает мобильное приложение. Но что-то идет не так, участники проекта всё время срывают дедлайны, часами копаются в мелочах, которые мало на что влияют.
Менеджер проекта решает проводить каждый понедельник получасовые планерки, где каждый рассказывает о своей работе. Удается выяснить, что 30% времени команда тратит на задачи низкой приоритетности.
Теперь на каждой планерке обсуждают приоритет, избегают дублирования задач и эффективнее тратят ресурсы рабочего времени.
«Чек-лист экспресс-самопроверки, насколько эффективно проходят координации в вашей компании:
Если поставите галочку напротив хотя бы одного из пунктов, стоит заняться построением системы координаций".
Мария Емельянова, эксперт Профита
- Команда обсуждает мелочи, а не стратегию.
- Идей много, но нет результата.
- Присутствуют те, кого обсуждение не касается.
- Сотрудники перекладывают ответственность друг на друга.
Если поставите галочку напротив хотя бы одного из пунктов, стоит заняться построением системы координаций".
Мария Емельянова, эксперт Профита
Ключевые элементы системы координаций
Важный элемент системы координаций — матрица распределения ответственности RACI. У каждого участника взаимодействия есть своя роль:
Рассмотрим, как это работает, на примере компании, которой нужно создать одностраничный сайт для промоакции.
- R, или Responsible, — исполнители, они сами выполняют действия по задаче.
- A, или Accountable, — ответственные, за ними остаются финальные решения.
- C, или Consulted, — консультанты, они участвуют в процессе согласования и дают советы.
- I, или Informed, — сотрудники, которые следят за ходом задачи.
Рассмотрим, как это работает, на примере компании, которой нужно создать одностраничный сайт для промоакции.
Так выглядит матрица распределения ответственности на проекте по созданию сайта. Каждый знает свою роль и зону ответственности по конкретной задаче
Систему координации в растущих компаниях нужно строить сразу на разных уровнях: стратегическом и операционном.
Систему координации в растущих компаниях нужно строить сразу на разных уровнях: стратегическом и операционном.
- Стратегический уровень: определение долгосрочных целей бизнеса на один год, 5 или 10 лет. На этом уровне проводят стратсессии, годовые собрания.
- Операционный уровень: планирование текущей работы на день, неделю, месяц. Координация происходит на планерках, совещаниях, рабочих встречах.
Виды координаций деятельности в организации
Есть два основных вида координаций: по управлению и по координации.
- Координация по управлению — это встречи, где руководитель согласовывает с командой планы и распределяет задачи. Даже если в компании всего несколько человек, такие координации превращают встречи в стиле «давай поговорим» в четкий план действий.
С чего начать: сперва согласуйте стратегию на уровне директора и топ-менеджеров. Затем организуйте регулярные встречи руководителей отделов, чтобы синхронизировать работу команд.
Пример. Раз в неделю директор собирает всех руководителей направлений на планерку: они рассказывают о том, чего удалось достичь за прошлую неделю, и глобально планируют работу отдела на следующую. - Координация по координации упорядочивает работу сотрудников из разных подразделений, которые в какой-то момент синхронизировались для выполнения единой задачи. К таким координациям можно отнести рабочие группы или митинги по проектам.
С чего начать: определить, как часто нужно проводить встречи и кто будет присутствовать. Не стоит звать людей «просто послушать»: так вы отнимете их время, которое можно было бы потратить на другие задачи.
Пример. Маркетинговое агентство ведет соцсети крупному бренду. В конце каждого месяца проджект-менеджер встречается с SMM-специалистом и дизайнером, чтобы обсудить контент-план на следующий период и презентовать новые идеи клиенту.
Координации также могут быть регулярными или ситуативными, когда возникла незапланированная задача или срочно нужно решить какой-то вопрос.
“
«Когда мы приступаем к работе с компанией, там обычно уже есть планерки или совещания, но они не всегда эффективные. Два самых частых сценария: собрались, поболтали, разошлись, так ничего и не решили или чайка-менеджмент, когда руководитель пришел, накидал идей и убежал дальше, а сотрудники не знают, что с этим делать.
Первое, с чего начинаем, — внедряем регулярные координации на уровне топ-менеджеров. Так мы закладываем основу системы управления».
Как построить систему координаций в компании
Пошаговая инструкция от экспертов Профит ↓
- Шаг 1: Проведите диагностику координаций, которые уже есть в компании. Запишите, какие координации и с кем у вас проходят, какая у них цель, регулярная ли это координация или ситуативная.
- Шаг 2: Сравните координации со списком в таблице ниже ↓
- Шаг 3: Проанализируйте, какие координации в вашей компании ещё нужные, а какие просто отнимают время. В этом поможет таблица выше.
- Шаг 4: Сообщите сотрудникам об изменениях.
«Координации можно сравнить с сердцем компании. У встреч всегда есть определенный ритм, и так же по опыту работают топы в компании. Если координации проходят скучно, вяло, это сердце как будто старческое, если наоборот — бодрое и молодое.
По ритму координаций видно, как в компании всё работает, как происходит принятие решений, есть ли заторы. Когда я прихожу в компанию, обязательно посещаю встречи, анализирую, что не так. Потом рассказываю, как правильно, помогаю выстроить систему и вижу, что команда начинает работать эффективнее и слаженнее, быстрее получается достигать результатов».
Мария Емельянова, эксперт Профита
По ритму координаций видно, как в компании всё работает, как происходит принятие решений, есть ли заторы. Когда я прихожу в компанию, обязательно посещаю встречи, анализирую, что не так. Потом рассказываю, как правильно, помогаю выстроить систему и вижу, что команда начинает работать эффективнее и слаженнее, быстрее получается достигать результатов».
Мария Емельянова, эксперт Профита
Принципы эффективной координации
Чтобы сделать эффективной любую координацию, есть перечень универсальных принципов. Проверьте любую встречу внутри компании на соответствие им — так вы поймете, всё ли в порядке с системой координаций.
- Предварительная подготовка. Перед каждой встречей организатор должен сформулировать название и цель, выбрать ведущего или модератора. Если встречу проводят впервые, нужно сообщить всем участникам, какую информацию нужно подготовить — так каждый будет понимать свою зону ответственности и будет готов ответить на вопросы по теме.
- Следование цели. Чем более узко организатор сформулирует цель на этапе подготовки к встрече, тем эффективнее пройдет разговор. Например, если прорабатываете глобальный вектор развития компании, не стоит обсуждать мелкие оперативные вопросы: почему на этой неделе сорвалась сделка с клиентом, а бухгалтер просрочил сдачу отчета.
Модератор следит, чтобы участники не отходили далеко от темы, и направляет разговор в нужное русло. - Строгий тайминг. Организатор встречи обычно знает, сколько времени нужно, чтобы обсудить вопросы повестки: час, полтора, а может быть, получится уложиться в 15 минут. Длительность он указывает в календаре или сообщает другим участникам.
Рекомендуем, чтобы общее время встречи не превышало двух часов: если оно дольше, люди устают и теряют фокус внимания. - Ограниченное количество людей. Когда организатор определяет цель, ему стоит четко знать, какие участники нужны на встрече. Чтобы это понять, нужно проанализировать, кто вовлечен и влияет на процесс, а кто приходит просто посидеть-послушать.
Рекомендуем предоставлять слово всем участникам совещания: как минимум, дать обратную связь, как максимум, озвучить идеи.
“
«В большинстве компаний совещания проходят так: руководитель говорит, остальные слушают. Мы в Профите меняем систему: предлагаем встать на позицию слушателя.
Руководитель перестает директивно указывать сотрудникам, что им делать. Вместо этого слушает, что говорят подчиненные о своих планах. Так сразу получается передать инициативу сотрудникам и понять, кто нужен на встрече, а кому не стоит тратить на нее рабочее время».
- Фиксация договоренностей. Если после встречи участники не понимают, что им делать, значит время потратили зря. Все договоренности, планы и сроки нужно зафиксировать — в этом поможет протокол. Обычно его ведет ассистент руководителя или секретарь, но можно назначить другого ответственного сотрудника.
Важно, чтобы документ о договоренностях собрания разослали всем участникам, а потом проверили, как они выполнили поручения.
- Скачайте сценарий встречи с сотрудником «Согласование ЦКП», чтобы максимально эффективно синхронизироваться по текущим задачам.
Инструменты для координации работы команд
Оперативно реагировать на новые задачи и отслеживать прогресс помогают инструменты для координации ↓
- Календарь планирования. Сделайте так, чтобы сотрудники заранее знали о запланированных встречах. А еще никогда о них не забывали — для этого настройте уведомления в CRM-системе, присылайте напоминания в чат или по электронной почте.
- Регламент проведения координаций. Создайте в компании внутренний документ, где соберите и опишите все виды координаций: что нужно для подготовки, как проходят встречи, кто выступает, о чем докладывает. Тут же нужно зафиксировать, кто ведет протокол и контролирует его исполнение. Доведите регламент до всех сотрудников.
- Протокол. Не записали — значит не было. Поэтому письменно фиксируйте результат каждой встречи: кто выступал, о чем сказал, кому какое поручение дали. После собрания протокол должен быть в открытом доступе для всех участников. Так они точно будут знать, когда и в какой срок должны выполнить задачу.
Пример из практики
«У нас в Профите стандартная форма протокола в Экселе, в котором уже как бы отражен сценарий любой координации: сначала участники делятся статистикой, показателями, потом отчитываются по выполненным задачам, смотрят план и факт за неделю, затем обсуждают общие вопросы.
Каждая встреча проходит по общей схеме — так модератору проще ей управлять, а участники всегда знают, что и в какой очередности будут рассматривать на встрече.
Когда мы предлагаем заполнять таблицу, руководители сначала не понимают: “Зачем Эксель, когда есть, скажем, Битрикс?” Тогда я просто предлагаю попробовать вести протокол в таблице, не понравится — всегда можно убрать.
По моему опыту, ни один из руководителей впоследствии не отказался от протокола. Потому что так всю информацию получается собрать в одном месте, упорядочить. В CRM-системах, таск-менеджерах задачи разрозненные, они не дают единой картины. А протокол — это наглядный инструмент.»
Мария Емельянова, эксперт Профита
«У нас в Профите стандартная форма протокола в Экселе, в котором уже как бы отражен сценарий любой координации: сначала участники делятся статистикой, показателями, потом отчитываются по выполненным задачам, смотрят план и факт за неделю, затем обсуждают общие вопросы.
Каждая встреча проходит по общей схеме — так модератору проще ей управлять, а участники всегда знают, что и в какой очередности будут рассматривать на встрече.
Когда мы предлагаем заполнять таблицу, руководители сначала не понимают: “Зачем Эксель, когда есть, скажем, Битрикс?” Тогда я просто предлагаю попробовать вести протокол в таблице, не понравится — всегда можно убрать.
По моему опыту, ни один из руководителей впоследствии не отказался от протокола. Потому что так всю информацию получается собрать в одном месте, упорядочить. В CRM-системах, таск-менеджерах задачи разрозненные, они не дают единой картины. А протокол — это наглядный инструмент.»
Мария Емельянова, эксперт Профита
Система координаций в организации: частые вопросы
Отвечает Мария Емельянова,
эксперт по управлению Профита
эксперт по управлению Профита
- Как понять, что система координаций работает эффективно?Вы поймете это по нескольким признакам:
- Улучшилась коммуникация между руководителями подразделений Будет меньше споров и конфликтов, они перестали перекидывать ответственность с одного отдела на другой.
- Появилось больше свободного времени, потому что к вам перестанут бегать по мелким вопросам. Руководители будут решать проблемы на месте друг с другом.
- Выросла эффективность работы и ответственность за показатели у каждого руководителя, потому что каждую неделю ему нужно будет отчитываться о работе — краснеть перед коллегами никому не хочется.
- Повысилась прозрачность. Сотрудники начали решать проблемы не тет-а-тет в кабинете у директора, а сообща на планерке. Например, отдел продаж не может выполнить план по выручке, спрашивает у маркетолога, почему приходит мало лидов. Маркетолог говорит, что нужно увеличить бюджет на рекламную кампанию, — вопрос обсуждают сразу сообща.
- Чем координация работы сотрудников отличается от контроля?Координация — это тоже контроль, но не надзор за каждым шагом сотрудника, а общий контроль над ситуацией в компании. Собственник или генеральный директор контролирует, чтобы все его топ-менеджеры смотрели в одном направлении, работали над выполнением плана по выручке, а не просто брали какие-то задачи, которые не принесут компании результатов.
- Зачем нужны совещания, если можно каждому раздать задачи, и пусть работают?Координацию стоит рассматривать как элемент регулярного менеджмента. Если вы его не внедрите, система управления не заработает. Когда в компании нет координации, не получится настроить и ритм работы.
Если собственник против совещаний, скорее всего, раньше в его компании координации были неэффективными. Если следовать нашим советам, всё получится.
- Хотите больше узнать о системе координаций?Скачайте инструкцию «Как проводить советы, собрания и координации»
Система координаций в организации: коротко
- Координация — это согласование действий членов команды или подразделений компании. Если в компании проходят планерки, собрания, совещания, рабочие группы, значит система координаций есть.
- Координации помогают: поставить единые цели и задачи внутри команды, улучшить коммуникацию, снизить количество конфликтов, оптимизировать ресурсы.
- Есть два основных вида координаций: по управлению и по координации.
- Чтобы сделать координацию эффективной нужно: провести подготовку, следовать целям, следовать таймингу, ограничивать число участников и фиксировать договоренности.
- К инструментам координации относят: календарь, регламент и протокол.
- Оцените первые результаты от внедрения координаций через три месяца.
Где вы теряете деньги — и почему команда не даёт нужный результат?
Введите свои данные
На бесплатной диагностике с экспертом «Профит»:
Запишитесь на диагностику прямо сейчас →
- найдём слабые места в управлении, стратегии и финансах;
- покажем, что мешает росту выручки;
- предложим конкретные шаги, как навести порядок и выйти в плюс.
Запишитесь на диагностику прямо сейчас →
Наш блог
Навигация
контакты
© ПРОФИТ, 2025
