Хорошо подходят для создания базы знаний такие платформы, как Битрикс, Platrum, Monday – каждая компания выбирает то, что лучше всего подойдет именно ей. У кого-то, например, прекрасно работают обычные таблицы Google или система папок на Google-диске, а мы в PROFIT Consulting используем для этих целей Google Sites.
Но какое бы решение ни было выбрано, процесс работы над базой знаний нужно вести поэтапно.
1. Зарядиться идеей
Важно понять, что база знаний упростит работу всех сотрудников компании. Настроиться на то, что скоро все процессы будут четко описаны и новые сотрудники больше не будут по каждому вопросу дергать своих коллег или руководителя. Это же просто сказка! Сами бизнес-процессы от этого тоже только выиграют, ведь при любых сомнениях люди смогут найти ответ в базе знаний. Не менее важно зарядить этой идеей всю команду. Тогда люди будут активнее вовлекаться в процесс.
2. Выбрать ответственного
Это может быть директор по HR, но может быть и любой другой руководитель. Лучше всего с этой задачей справится тот, у кого выражена компетенция «А» по классификации Адизеса (администратор). Это люди, которые умеют структурировать, систематизировать информацию, а также организовывать других людей, чтобы процесс двигался.
3. Составить план (проект развития)
Создание базы знаний – это не один из рутинных процессов, которые протекают в компании день за днем. Это определенный проект, который имеет начало и конец, свои предпосылки, цели и результаты. И чтобы ничего не упустить, нужно всё грамотно спланировать.
В первую очередь нужно составить список важных для вашего бизнеса областей, которые необходимо описать. Следует зафиксировать, как видят базу знаний и работу над ней собственник и руководители, а также собрать потребности команды – что они хотели бы получить от базы знаний. Может быть, им на данный момент не хватает регламентов и инструкций, либо задача состоит в фиксации и сохранении накопленного опыта, например, в кейсах.
Второй шаг – исходя из целей, определить, каким образом будут размещаться статьи в базе знаний, и выбрать подходящую систему хранения знаний (Google, Notion или что-то на ваш вкус). Статьи в базе знаний можно размещать согласно иерархической структуре: главы разбиваются на разделы, а разделы – на подразделы; также база может полностью состоять из отдельных статей, помеченных тегами и ключевыми словами. В качестве примера можно рассмотреть базы знаний других компаний, которые уже реализованы и активно работают.
Третий шаг – определить, как будет разделяться информация для всех сотрудников, для определенных отделов, для руководителей. Нужно организовать данные так, чтобы каждому сотруднику не приходилось изучать все стандарты работы, что есть в организации, а можно было сосредоточиться только на своих функциях.
И наконец, выбрать шаблон, по которому будет собираться информация. У каждого процесса, который команда будет выгружать в базу знаний, может быть несколько этапов. Это описание алгоритма, по которому осуществляется процесс, а также сбор необходимых для его реализации шаблонов документов. Если процесс подразумевает отслеживание динамики в таск-трекере, это также будет необходимо указать как один из этапов.